Si está leyendo este artículo puede que su empresa esté siendo investigada y/o tenga ciertas dudas de cómo actuar si, la tan temida Agencia Tributaria, más conocida como Hacienda, le abre una inspección o realiza comprobaciones.

Lo primero que se debe saber ante una inspección tributaria, aunque suene muy obvio, es que no hay nada que temer ya que se está en una fase aclaratoria y necesitan hacer comprobaciones de ingresos o gastos, declaraciones extemporáneas o no presentación de los impuestos.

Un segundo aspecto a tener en cuenta es que Hacienda nos puede pedir información en forma de inspección, quiere decir que lo puede hacer en forma de requerimientos como declaraciones, autoliquidaciones, comunicaciones de datos o solicitudes presentadas por los obligados tributarios relativas a cualquier tributo.

Para hacer las averiguaciones correspondientes, como Autoridad fiscal, puede solicitar toda la documentación relacionada con la contabilidad y no nos podemos negar, ya que se puede considerar como obstrucción a la labor inspectora, eso sí, la fecha y hora de la inspección debe hacerse con aviso y el investigado puede ir acompañado de un profesional de su confianza, sea un despacho de abogados fiscalista y tributario o asesor.

¿En qué consiste una inspección de hacienda?

El procedimiento de inspección, consiste en la realización  de un el examen de documentos, libros, contabilidad principal y auxiliar, ficheros, facturas, justificantes, correspondencia con transcendencia tributaria, bases de datos informatizadas, programas, registros y archivos informáticos relativos a actividades económicas, así como mediante la inspección de bienes, elementos, explotaciones y cualquier otro antecedente o información que deba de facilitarse a la Administración o que sea necesario para la exigencia de las obligaciones tributarias.

Cuando Hacienda abre una inspección se encarga de investigar los movimientos y cuentas de una sociedad, para ello la Agencia Tributaria posee una serie de prerrogativas y potestades que le permiten detectar posibles irregularidades fiscales en las actividades profesionales de empresas y negocios.

¿Por qué motivos hacienda puede inspeccionar su empresa?

La AEAT se encarga de iniciar distintos tipos de procedimientos y actuaciones por su potestad supervisora y averiguaciones de no haber ocultación o evasión de impuestos, por ello la inspección de hacienda que más actividad realiza es aquella que afecta a autónomos o a pymes. Cuando Hacienda ejerce sus funciones debe quedar registrado y justificado todas sus actuaciones inspectoras. En general Hacienda suele iniciar investigaciones fiscales como:

• Solicitud recurrente de impuesto: puede ser, por ejemplo, en forma de devolución del IVA: este escenario se produce cuando Hacienda observa que en la declaración del IVA (el modelo 303) sale a devolver, por ello provoca que abran diligencias si no se ingresan las cantidades de IVA y más si son cantidades elevadas. Por ello si las cantidades que debe devolver Hacienda son algo elevadas, hará que hacienda ponga especial atención a ese negocio, ya que a Hacienda no le gusta devolver y más si es un impuesto recurrente, harán comprobaciones para averiguar porque se le devuelve IVA de forma continua, ya que querrán saber porque deben devolvértelo.
• Los gastos superan a los ingresos: se incluyen multitud de gastos, esto ocurre cuando una empresa o autónomo declara más gastos que ingresos varios meses seguidos. Puede ocurrir que cuando se comienza un negocio los gastos superen a los ingresos, pero si ocurre de forma constante varios años después de comenzar el negocio, ten por seguro que Hacienda sospechará y pondrá toda la atención para averiguar si se están ocultando ingresos y metiendo gastos de más.
• Descuadre entre los modelos trimestrales y anuales: este es el caso que más ocurre en la realidad, ya que normalmente se suele hacer a través de un si no tienes un gestor o un programa de facturación que lo haga por ti, puedes liarte y confundirte al hacer los modelos anuales. Solo son informativos, pero sirven a Hacienda para cuadrar cuentas y saber si todo está correcto en tu negocio. Revisa bien los datos y evita recibir una inspección por cualquier error.
• Si eres empresa o autónomo que solicita un NIF intracomunitario: esto provoca que la AEAT investigue las cuentas y negocios que realices en el extranjero y sea candidata para abrir una inspección. Inspección aleatoria: Hacienda hace inspecciones aleatorias a todas las empresas y pymes de España. Puede que todo esté en orden. Puede ocurrir que hagan investigaciones aleatorias, ya que hacienda tiene potestad supervisora y puede empezar inspecciones de oficio en cualquier momento, ya que su labor es recaudar impuesto y para ello está vigilante de cumplirse la ley tributaria.

¿Cómo debe actuar si su empresa tiene una inspección de hacienda?

Cuando Hacienda inicia una inspección, que puede ser en dependencias de la AEAT mediante información y comprobaciones de declaraciones, ingresos y gastos o mediante actuaciones con entrada en domicilio del negocio, los funcionarios solo pueden registrar las instalaciones y elementos de la oficina visibles al público, es decir no puede acceder a ciertas áreas donde pone acceso restringido o privado.

La inspección de hacienda por parte de los funcionarios debe hacerse presentando una autorización escrita del delegado de Hacienda de su zona o domicilio fiscal, por ello debemos solicitarla antes de su entrada, y al finalizar nos deben entregar copia del informe. Cuando haya documentación que mostrar o revisar es conveniente que estén presentes representantes del departamento de contabilidad-fiscalidad y del departamento jurídico.

Si no se quiere permitir la entrada, se puede negar el acceso con esa autorización, pero si acuden con una orden judicial ya no solo no se les puede impedir la entrada sino que pueden registrar absolutamente todo, es decir, la inspección de hacienda tiene sus límites pero si viene acompañada de orden de un juez tiene todo el respaldo judicial para acceder a lugares de libre acceso y lugares no autorizados, aunque no tendrán medidas cautelares en la orden judicial, no podrán acceder a los espacios protegidos.

Los inspectores no pueden comprobar nada hasta que esté presente el titular o apoderados de la empresa. En el inicio de las actuaciones debe estar presente el titular del negocio (Art. 147 LGT). Debe informarse el alcance y la naturaleza de la comprobación.

Si disponemos de expertos fiscalistas y se prefiere que estén presentes, deben esperar a que estos lleguen ya que es un derecho y debemos solicitarlo a la inspección. Esto puede suponer un retraso en el inicio de las actuaciones, pero dispondremos de más seguridad. Si se negaran, podemos alegarlo en el Acta de Comparecencia.

Cuando se trate de un domicilio particular donde realicemos nuestra actividad profesional, solo podrán acceder sin consentimiento voluntario cuando se acredite orden judicial ya que es un lugar especialmente protegido por nuestra Constitución. Igual ocurre si es un espacio protegido o restringido dedicado a la administración de la empresa. No se comete infracción si se impide la entrada sin orden judicial.

Otro punto importante no es solo pedir la orden de investigación u orden judicial en su caso, hay que exigir a los agentes tributarios sus credenciales y que se identifiquen junto a los motivos de la visita y los documentos y datos que se van a solicitar.Las visitas deben realizarse en el horario comercial de la empresa, salvo que una orden judicial determine otra hora.

¿Cómo comunica hacienda una inspección?

El procedimiento tributario de inspección tributaria se inicia con una notificación recibida en el domicilio fiscal, de forma fehaciente, en tiempo y forma. En general un procedimiento se tramita de la siguiente forma:

Fase 1 inicio

De oficio y a instancia del obligado tributario.

Fase 2 instrucción

Consiste en un desarrollo de derechos y facultades de los obligados tributarios, junto a la forma de documentar las actuaciones:

• Comunicaciones.
• Diligencias.
• Informes.

Fase 3 final

El procedimiento administrativo puede concluir de distintas formas:

• Resolución: forma normal de finalización, de carácter declarativo.
• Desistimiento y renuncia.
• Caducidad.
• Cumplimiento de la obligación.
• otras: procedimiento de apremio.

Los pasos que da Hacienda al iniciar una investigación son los siguientes:

• Aviso: siempre que se inicie una inspección por parte de Hacienda debe avisarse con tiempo suficiente, por ello nunca puede producirse una actuación inesperada o por sorpresa.
• Comparecencia: si te han citado acude de forma puntual a la cita, muéstrate colaborativo y no a la defensiva o en situación que te perjudique como no mostrar datos o información que ayude a esclarecer la situación. Es un procedimiento básico que no debe preocupar.
• Contabilidad: si te cita la Dependencia de Gestión Tributaria, ten presente que este organismo no tiene potestad para pedirte la contabilidad de la empresa.
• Diligencias: es la forma en que finaliza actuación por parte del inspector de Hacienda en forma de documentos públicos oficiales y que si no se está conforme se permite exponer tu punto de vista en forma de declaraciones. Posteriormente se entregará lo escrito para que lo leas y si se está conforme, se firma y sirve para dar tu conformidad.
• Estimaciones: esta fase consiste en que Hacienda realiza una estimación de las cantidades que deberás ingresar si ha detectado algún error que se deba subsanar.
• Acta: es la forma en que Hacienda finaliza el procedimiento, mediante el levantamiento del acta, en conformidad o en disconformidad.

Si la AEAT va a iniciar un proceso de verificación y comprobación de datos para averiguar si un negocio está cumpliendo con sus obligaciones tributarias puede hacerlo de dos maneras:

1. Por requerimiento: para acceder a información y documentación de las operaciones y movimientos de todo o una parte de los ingresos e impuestos declarados por el contribuyente persona jurídica.
2. Por visita a la empresa: la labor inspectora consistirá en recabar una primera información para comprobaciones de si se ha producido algún tipo de ilegalidad fiscal. Estas inspecciones en las instalaciones de una empresa se producen de forma sorpresiva por denuncias anónimas de personas que forman o han formado parte de la propia empresa, que han dado el aviso a Hacienda para que detecte y acredite un presunto fraude fiscal. La tarea de comprobación consiste en un cotejo de lo entregado con lo que dispone en la base de datos de la Agencia Tributaria.

Pongamos un ejemplo práctico de una inspección en forma de visita, existen dos tipos de procedimientos:

• Acceso a áreas del negocio abierto al público: como puede ser los oficinistas en sus puestos de trabajo o parte del local de un restaurante donde están dispuestas las mesas no requieren de autorización.  El inspector técnico puede hacer algunas preguntas o realizar a observaciones externas funcionamiento de la actividad.
• Entrada a áreas del negocio no autorizadas:  esto ocurre cuando las actuaciones de inspección requieren acceder a zonas constitucionalmente protegidas, normalmente suele ser donde figuran los carteles de privado o solo personal autorizado en cualquier negocio. Dichas instalaciones suelen ser despachos, zonas de reuniones, sótanos o almacenes donde se archivan documentos, que prohíbe su acceso a terceros ajenos al negocio, más aún si se da el caso de un autónomo que trabaja desde casa. En este tipo de actuaciones lo recomendable es no dejarles pasar hasta que muestren el mandamiento judicial firmado y lo revise su departamento jurídico o abogado de empresa, y que esté presente el letrado o grupo de letrados y expertos fiscalistas junto a los funcionarios de Hacienda en la inspección. Sin ese mandamiento judicial firmado y comprobado se les puede impedir la entrada.

Otra información importante es que la inspección puede hacerse únicamente si el propietario o administrador de la compañía está presente, en caso contrario no deberán realizar la inspección.

En general estos procedimientos son muy temidos, pero una inspección y sus actuaciones en realidad consisten en cruzar datos de las bases informativas con los de las declaraciones y detectar anomalías, mediante requerimientos para tener acceso y comprobar tales documentos.

El proceso de inspección se inicia con el envío de una carta certificada, en la que se solicita documentación de los impuestos a investigar, y se incluye un modelo de representación para que el asesor envíe la información requerida a la Agencia Tributaria.

En definitiva, cualquier procedimiento o tipo de actuación de Hacienda se debe hacer con todas las garantías, ya que la primera tarea de la Administración tributaria a la hora de aplicar los tributos es prestar asistencia e información a los obligados tributarios. Las actuaciones son:

• Publicación de textos.
• Comunicaciones y actuaciones de información.
• Contestación.
• Contestación a consultas tributarias escritas.
• Actuaciones previas de valoración.
• Asistencia en la realización de declaraciones, autoliquidaciones y comunicaciones.

¿Puede hacienda hacer una inspección en su empresa sin previo aviso?

Para responder a esta pregunta, si nos remitimos a la ley tributaria, cuando se inicia una inspección se permite a los funcionarios que llevan a cabo la inspección de los tributos a entrar en las fincas, locales de negocio y demás establecimientos en que se desarrollen actividades o explotaciones sometidas a gravamen y sus respectivos hechos imponibles o supuestos de hecho de las obligaciones tributarias o exista alguna prueba de los mismos.

El artículo 151.2 de la Ley General Tributaria, la inspección podrá personarse sin previa comunicación en las empresas, oficinas, dependencias, instalaciones o almacenes del obligado tributario, entendiéndose las actuaciones con éste o con el encargado o responsable de los locales.

Aunque se permite bajo ciertas circunstancias que un inspector de Hacienda se presente sin avisar, una inspección de Hacienda a empresas debe hacerse cumpliendo todos derechos y obligaciones del inspeccionado, ateniéndose a sus limitaciones, de forma motivada y justificada, bajo las premisas de idoneidad, necesidad y proporcionalidad.

Sin embargo, si se acude a la respuesta dada por los tribunales de justicia, tal como expone la doctrina del Tribunal Supremo, que obliga a la Agencia Tributaria a no hacer registros domiciliarios sin previa notificación de comienzo de inspección, mediante autorización judicial, y por tanto cualquier actuación que no se haga con esas garantías se está vulnerando el principio de inviolabilidad del domicilio.

En cualquier caso, si se va a producir una inspección en dependencias de la empresa, aunque sea sorpresiva, debe venir con la autorización de entrada en el domicilio de una empresa debe ser dentro de un procedimiento iniciado y notificado al inspeccionado, quedando acreditado cuáles serán sus actuaciones concretas y claras, indicando el curso de las actuaciones y que se investiga y la duración de la misma. Por ello todo un procedimiento de inspección debe quedar perfectamente motivado e informado, como garantía de derechos fundamentales de nuestro ordenamiento jurídico fiscal. El procedimiento de Hacienda suele investigar a los negocios por dos vías: los requerimientos y las visitas, que pueden ser con o sin aviso previo. Éste es el procedimiento que sigue normalmente la inspección en cada caso. Oficinas de la Agencia Tributaria.

¿Qué documentación le piden en una inspección de hacienda?

La inspección de Hacienda a empresas puede consistir en ciertos procedimientos de inspección mediante “el examen de documentos, libros, contabilidad principal y auxiliar, ficheros, facturas, justificantes, correspondencia con transcendencia tributaria, bases de datos informatizadas, programas, registros y archivos informáticos relativos a actividades económicas, así como mediante la inspección de bienes, elementos, explotaciones y cualquier otro antecedente o información que deba de facilitarse a la Administración o que sea necesario para la exigencia de las obligaciones tributarias. En concreto puede ser a forma de:

• Declaraciones.
• Autoliquidaciones.
• Comunicaciones de datos.
• Solicitudes presentadas por cualquier impuesto.
• Contabilidad de la actividad empresarial: los libros de cuentas, ficheros, facturas, todo tipo de justificantes, registros, archivos informáticos, etc.

¿Cuánto dura una inspección de hacienda?

El plazo general para finalizar una comprobación solo puede durar máximo 18 meses, comenzando a contar desde la fecha de la notificación de inicio. Los plazos son:

• 18 meses, con carácter general.
• 27 meses, cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias en cualquiera de las obligaciones tributarias o periodos objeto de comprobación:
• Que la Cifra Anual de Negocios sea igual o superior al requerido para auditar sus cuentas.
• Que el obligado tributario se someta al régimen de consolidación fiscal o al régimen especial   de grupo de entidades que esté siendo objeto de comprobación inspectora.
• Según el Art. 150.2 Ley 58/2003, el plazo del procedimiento inspector se contará desde la fecha de notificación al obligado tributario de su inicio hasta que se notifique o se entienda notificado el acto administrativo resultante del mismo. A efectos de entender cumplida la obligación de notificar y de computar el plazo de resolución será suficiente acreditar que se ha realizado un intento de notificación que contenga el texto íntegro de la resolución.

Lo más importante es que la comunicación contenga el plazo aplicable.

Existe la posibilidad de ampliar el plazo, ya que tal como el artículo 184 RD 1065/2007, expone que los supuestos de ampliación del plazo de las actuaciones en los términos previstos en el artículo 150.4 de la Ley 58/2003, el obligado tributario podrá solicitar antes de la apertura del trámite de audiencia uno o varios períodos en los que la inspección no podrá efectuar actuaciones, quedando en suspenso el plazo para atender los requerimientos.

Los períodos deben tener una duración mínima de 7 días naturales, por ello se denegará directamente cualquier solicitud que sea inferior a ese plazo dicho. Cualquier procedimiento no puede superar en su conjunto de 60 días naturales, independientemente de si el plazo dura 18 o 27 meses.

• Dilaciones imputables al obligado tributario:

Los tribunales españoles, en sus resoluciones han señalado que la ampliación del plazo legal del procedimiento de inspección solo puede realizarse de forma excepcional, con una causa justificada y suficientemente razonada y acreditada: Sentencias de las Audiencia Nacional del 12-3-09 o 24-10-10) y sentencias del Tribunal Supremo como 19-1-11 o 30-11-09.

• Interrupción justificada del procedimiento: deben justificarse mediante documentación. Las dilaciones e interrupciones justificadas se computan por días naturales y no impedirán la práctica de actuaciones que pudieran realizarse.
• Computo de los plazos máximos de resolución.
• El plazo, en caso de retroacción de actuaciones ordenada por una resolución económico-administrativa o judicial.

El incumplimiento del plazo de duración del procedimiento no determinará la caducidad del procedimiento, que continuará hasta su terminación.

¿Cuántos años puede investigar hacienda?

El procedimiento de inspección de Hacienda que investiga a cualquier tipo de negocio, según normativa aplicable a la Agencia Tributaria, dispone de cuatro años para cualquier tipo de actuación, pasado dicho periodo, el plazo de la inspección “caducaría”. Importante saber que el inspeccionado también tiene cuatro años para reclamar la devolución de ingresos indebidos. El cómputo del plazo de los cuatro años permite a la Agencia Tributaria para reclamar cualquier aspecto que considere incorrecto en la declaración de cualquier impuesto o solicitar cualquier dato fiscal que considere oportuno, por tanto mientras dure el plazo se permite a Hacienda que realice las tareas propias de inspección, comprobación verificación de cualquier tributo de cualquier empresa y tomar las medidas que considere oportunas al respecto.

Por todo ello prescribirán a los cuatro años los siguientes derechos y acciones:

• El derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.
• La acción para exigir el pago de las deudas tributarias liquidadas.
• La acción para imponer sanciones tributarias.
• El derecho a la devolución de ingresos indebidos.

Actuaciones generales propias de Hacienda.

Con todo lo que se ha explicado hasta ahora, lo normal es preguntarse qué motivos lleva a hacienda iniciar una investigación.

1. Gastos que superan a los ingresos en periodos duraderos.
2. Peticiones recurrentes de devoluciones de impuestos, como el IVA o IRPF.
3. Fallos o anomalías en las declaraciones trimestrales y anuales de impuestos.
4. Movimientos de cantidades superiores a 3000 euros: esto va dirigido a la política de prevención y blanqueo de capitales.
5. Falta de presentación o presentación fuera de plazo de liquidaciones de impuestos.

¿Cómo preparar alegaciones ante una inspección de hacienda?

Falta de motivación interpretación razonable, del artículo 179.2 LGT: la Sentencia del Tribunal Supremo de 6 de junio de 2008 señala que el principio de presunción de inocencia exige una motivación de la sanción a la Administración Tributaria y que solo cuando la Administración señala en qué términos entiende que se ha producido la culpabilidad, podrá imponer una sanción.

De esta forma, si la sanción no es motivada suficientemente por Hacienda, la misma debe ser declarada nula.

• Las acciones u omisiones tipificadas en las leyes no darán lugar a responsabilidad por infracción tributaria en los siguientes supuestos:
• Cuando se haya puesto la diligencia necesaria en el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
• A la hora sancionar a un contribuyente, Hacienda debe probar la culpabilidad y justificar la sanción tributaria, por ello no debe ser al revés, es decir que en el derecho tributario rige el sistema de responsabilidad subjetiva, y no objetiva. Por tanto, para sancionar a un contribuyente es preciso no sólo que éste infrinja la ley, sino que además su actuación debe acreditarse culpable. Por ello, todo acuerdo sancionador debe explicar por qué la conducta del contribuyente es culpable (al menos en grado de negligencia).

Y si no lo hace, el acuerdo será anulado, porque no es posible sancionar por el solo hecho de infringir un precepto legal.